chargé du budget, comptabilité, réceptionniste (h/f)

Direction : Culture Sport Jeunesse et Vie associative

Service : ESPACE DÉCOUVERTES ARDÈCHE

Résidence du poste : SALAVAS

Filière (s) : Administrative

Catégorie (s) : B

Cadre(s) d’emploi : Rédacteurs territoriaux

Grade(s) cible du poste : Rédacteur territorial

Grade(s) d’accès possible : Rédacteur principal

Poste à temps complet : Oui

Quotité de travail : 100%

Mission de la direction

L’Espace Découvertes Ardèche est un équipement départemental dédié à l’accueil de groupes (scolaires, associatifs,…) pour des séjours éducatifs, sportifs et de découverte du territoire ardéchois. Implanté sur la commune de SALAVAS dans un environnement naturel, il propose des solutions d’hébergement, de restauration et d’activités, et s’inscrit dans une mission de service public visant l’accès à la découverte, à l’éducation et aux loisirs pour tous.

Les agents départementaux de l’Espace Découvertes Ardèche assurent des missions d’accueil, d’hébergement et de restauration.

L’accueil comprend la réception des groupes et des usagers, l’information, l’orientation sur le site, la coordination du bon déroulement des séjours, mais également leur facturation ainsi que la gestion de la régie et le suivi comptable et budgétaire de l’établissement. Les missions liées à l’hébergement portent sur la préparation des chambres, le suivi des besoins des usagers pendant le séjour et la garantie de conditions d’accueil confortables et sécurisées. La restauration mobilise des agents dédiés chargés de la préparation des repas, du service aux publics et du respect des règles d’hygiène, afin de garantir repas adaptés aux différents publics accueillis. Par ailleurs, un agent assure le suivi de la maintenance des locaux et équipements

Définition synthétique du poste

Le Chargé de réception, du budget et de la comptabilité assure l’accueil physique et téléphonique des publics, la gestion administrative et financière des séjours (réservations, facturation, encaissements, régie), et pilote le suivi comptable et budgétaire de l’Espace Découverte Ardèche, sous la responsabilité du chef d’établissement.

Le poste repose sur une polyvalence équilibrée entre :

• Accueil et réception (1/3)
• Facturation et régie (1/3)
• Comptabilité et suivi budgétaire (1/3)

Plus précisément, 

1. Accueil – Réception

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, groupes et prestataires.
• Informer : sur les conditions de séjour, les prix, les disponibilités et les services proposés.
• Gérer les réservations ainsi que l’arrivée et le départ des groupes : remise des clés, discours de présentation de l’établissement et des règles, gestion des besoins/petites difficultés du quotidien des usagers…
• Contribuer à l’image de qualité et de professionnalisme de l’établissement.

2. Facturation, réservation et régie

• Enregistrer et suivre les réservations via le logiciel dédié.
• Établir les devis, factures et titres de recettes.
• Procéder aux encaissements, gérer la régie de recettes et assurer les contrôles réglementaires.
• Mettre à jour les plannings d’occupation des hébergements et équipements.
• Assurer le suivi administratif des séjours et des prestations annexes.

3. Comptabilité et suivi budgétaire

• Piloter et exécuter les opérations comptables quotidiennes (création de tiers, engagement, bons de commande, mandats, titres de recettes,…).
• Contribuer à la préparation budgétaire annuelle et aux étapes modificatives.
• Assurer le suivi du budget de l’Espace Découverte Ardèche (suivi des consommations, repérer les écarts, proposer des réajustements et alerter le chef de service).
• Suivre les tableaux de bord d’activité, et produire des statistiques d’activité.
• Assurer l’interface opérationnelle entre l’Espace Découverte Ardèche et les services finances du Département, et appliquer les procédures comptables et financières de la collectivité.
• Élaborer des notes ou supports de synthèse à destination du chef de service, de la direction ou des partenaires internes.